在庫管理とは？コスト削減やキャッシュフローの改善を実現する方法
自社の売上を効率良く上げるためには、在庫管理は重要です。
在庫管理が最適化できないと、無駄を省けず、利益を伸ばすことができません。
在庫管理を適正に行えるようになると、コスト削減やキャッシュフロー改善になり、会社としても利益を伸ばせます。
この記事では、在庫管理を効率的に行えるように、在庫管理の基本から目的、その管理手法までご紹介していきますのでぜひ参考にしてみてください。
在庫管理とは？
在庫管理とは製品の最適な状態・量を考えながら、在庫を保管することや管理することを言います。完成したものですぐに現金化されるようなものだけでなく、今後完成品となるための部品や仕掛品なども在庫に入ります。材料も広義の在庫となり、管理する対象となります。
販売個数などを予想しながら、顧客のニーズに合わせて発注から管理までを行っていきます。
シーズンによって売れる時期や流行などによって多めに発注して在庫を管理しなければいけない時もありますし、そこまで商品の需要がない時には抑えめに取り揃えなければいけません。
需要は必ず予測できるものではないため、どの程度減ったらどう補充するかは重要です。
需要がないからといって極端に発注を減らしてしまうと、急なニーズに対応することが難しくなってしまいます。
3ヶ月後や半年後、1年後には需要がどの程度あるのかを常に予想して仕入れなければいけないのも在庫管理の大変なところです。
発注をして販売するほかに、返品や在庫数を把握するために棚卸しなども行います。
在庫管理の目的
在庫管理の目的としては、会社としての利益を最大にするためです。
適当に発注して在庫を増やしていったのでは、利益が上がりません。
一見売れているように見えても、将来の読みを間違ってしまって在庫をどんどん仕入れてしまうと、その分お金を使ってしまうため利益が小さくなります。
これまで売れ行きが良かった商品も、落ち着いてくる瞬間などがあります。
在庫管理をしているとその瞬間も見逃さずに、今後の発注はどの程度にすれば良いのかがわかってくるのです。
あまりにも在庫を持たないと、必要な相手へ最大限に商品を届けることもできないため、ある程度の在庫も必要です。
また、在庫管理をする別の目的として、万が一盗まれた時や紛失してしまった時にも気が付けるということが挙げられます。
適当に行っていては、万が一部品や仕掛品が紛失していた場合や盗まれていても気が付けません。
しっかりと在庫管理を行っていれば、事前に紛失や盗難を防ぐことにもつながり、利益を上げることができます。
どうして在庫管理が重要なのか
管理を行っていないと、在庫が知らない間に過剰になっていても気が付くことができません。
もともと決めている発注分をコンスタントに頼んでいるうちに、在庫が予想以上になっていても、誰も気に留めず過剰在庫になってしまいます。
しかし、売上とのバランスを考えながら在庫管理をしていると、すぐに普段よりも過剰になりつつある時に気が付けます。
すると、早い段階から発注する数を少なくできるため、余計なお金を使って取り寄せなくても良くなるのです。
製造も余計に商品を作らなくて済むため、その費用は発生しません。。
さらに、担当者を決めて在庫管理をすると、責任を持って適正な在庫のバランスを見ることができます。
責任を明確にせずあいまいなまま管理をしていると、過剰に在庫が増えたり、または必要な時に在庫が不足している状態になっても組織内で原因を特定し、解決することができません。
在庫管理をする担当者を決めておくことで、責任を持って細かく見ていけるため管理も上手にいきます。
過剰に持ってしまった在庫は、物によっては製造から時が経つことで価値が減ってしまうものも多いものです。
在庫はこれから売れる可能性があり現金にできるため、財産という扱いになりますが、売れなければ現金にできないため経営を圧迫してしまう場合もあります。
日ごろから在庫の動きがわかっていると、キャッシュフローも把握しながら管理ができます。
効率的に在庫管理を行う手法
実は在庫管理を効率的に行う方法はいくつもあり、しっかりと行えるようになれば利益がアップします。
どんな管理方法があるのか、具体的な方法を紹介していきます。
・製品は先に仕入れたものから売る
特に食品を想像するとわかりますが、消費期限や賞味期限が近いものから売らないとロスが発生して利益になりません。
期限が近いからと半値で売っても、消費者がまったく購入してくれなかったら、在庫損失になってしまいます。
製造業でも商品は劣化していきますので、作ったばかりの商品ではなく、もともと在庫として保管している一番古い商品から売るようにしましょう。
そのためにも、どの順番で仕入れをしているのか把握できるようにしておかなければなりません。
在庫管理の際には、製造の古いものから売れるように保管しておきましょう。
・ロケーション管理も活用する
出荷する際にわかりやすいように、どこに在庫を置くのか決めて管理します。
位置は同じ場所に固定することもできますし、逆に固定位置を決めない方法もあります。
場合によっては位置を決めないほうが効率が良い場合もありますが、ある程度固定の位置があるほうが管理しやすいです。
ピッキングも効率良くできるうえに、在庫も見やすくなるでしょう。
・ABC分析をしてみる
効率良く在庫管理を行うためには、それなりの分析も必要です。
分析方法の中に、ABC分析というものがあります。
在庫の出荷量、利益などを数値から見ていき、どの在庫を多く仕入れるかなどを決め、優先順位を付けていく方法です。
人気のある商品やコンスタントに売れている商品もあれば、もちろん人気筋ではない商品もあるでしょう。
人気筋ではない商品を必要でない時に仕入れても、最終的に余剰在庫につながりかねません。
また、人気のある商品の場合、必要な時にしっかりと量を仕入れていないと機会損失につながります。
そのため、まずは利益が多いものを優先して在庫を抱えていくと良いでしょう。
ABC分析を効率的に使っていくと、会社としての利益もどんどんと上げられます。
・今後の需要予測も大切
これから発注するものに関しては、ある程度需要が見込めないと仕入れた分損をする可能性が出てきます。
そのため、今後も商品が売れるかどうかを考え、需要を予測しながら発注することが必要です。
普段どの季節にどういった商品が売れているのかを見て、市場なども分析しましょう。
漠然と毎月同じ数の在庫を仕入れるよりも、その時の流れを見て需要を予測できれば、必要な分だけ在庫を持ち利益も上げられます。
・ツールを活用する
在庫管理をする際に、万が一紛失やなくなった場合もツールを使っていると管理しやすくなります。
特にバーコードやICタグは便利で、入出庫情報をすぐ確認できます。
どのタイミングから在庫がないのか、入荷した時には手続きをしていても販売した形跡がないなどが一発でわかるのです。
この情報が発注する端末にもリアルタイムに反映されれば、この情報をもとに無駄のない発注ができます。
棚卸しも効率良くできるため、手間や人的なコスト削減が見込めるでしょう。
エクセルでの在庫管理の特徴と課題
会社のパソコンで日ごろから利用しているエクセルでも在庫管理はできます。
在庫管理をするシステムを導入せずに、安く済ませたい場合はおすすめです。
ただ、ある程度以上の在庫を抱える場合は管理が大変になってしまいます。
大手企業よりも、中小企業など向けと言えるでしょう。
少しでも利益につなげるために経費を使いたくない場合、エクセルであれば、普段から使用していれば初期費用やランニングコストが0円で済みます。
もし入力にミスがあった時にも修正もしやすく、在庫管理表を作ってしまえば使い勝手の良さも感じられます。
エクセルに普段から使い慣れているのであれば、在庫管理をするのに慣れるのも早いでしょう。
・メリットもあるが課題も多いエクセル管理
メリットも多くコストをとにかくかけずに効率化したい企業にとってはピッタリな方法ですが、実は課題も多く残されています。
簡単に修正できるからこそ、ごまかしやすい点もあります。
機械で読み込んで自動で行うわけではなく、必ず人が数えて手入力を行うデメリットでもあるのです。
入荷在庫や販売した在庫をごまかして入力しても、数が合っていると誤った情報がとわかりにくくなっています。
ほかにも、入力ルールが決まっていないと、入力する人によってまちまちな数になってしまい正しい情報ではなくなります。
さらに、人間は完璧な生き物ではないため、どうしても入力ミスが生じてしまいます。
正しく入力してミスをしていないつもりでも、在庫にずれが出てしまう場合や重複入力してしまう場合もあります。
本来正しいものも重複入力があったため、在庫が足りないと数値には出てしまうのです。
どうしても本格的な在庫管理ツールを使うよりは、間違いやごまかしが増えてしまいます。
在庫管理システムを活用する
多少料金がかかってしまっても、効率良くごまかしなどもない状態できっちりと在庫管理をしたいのであれば専用のシステムを使いましょう。
在庫管理システムのすごいところは、出荷や管理だけでなく、自動で入荷まで行ってくれることです。
数値を把握して無駄がないように、システムの中で計算しながらすべてを行ってくれるのです。
人間はどんなにミスをしないように見直しをしていても、うっかりしてしまうことがあります。
在庫管理システムはどこかに人を挟むことないため、人為的なミスがありません。
システムはよっぽど何かがあって誤作動を起こさない限り、間違うというのはないのです。
・リアルタイムに状況を把握してくれる
商品を仕入れて販売したというのが、在庫管理システムではリアルタイムに反映されます。
そのため、発注をする時点で改めて状況を把握しなくても、そのまま今の状況を把握して適切な在庫を発注してくれます。
無駄がないため、余計な在庫を抱えずに済み、自分達で作業していた時よりも利益を上げることが可能です。
これまで人が行っていた作業をすべてシステムの中でできるため、ほかの部署の大変な仕事を行えることや本来の作業ができるようになります。
棚卸作業もミスなく行えるようになり、効率良くなります。
システムを最大限活用するためには
在庫管理システムを使う際には、効率良く使うために皆で徹底しておきたいこともいくつかあります。
まずは自社としてどんなルールを設定して在庫管理をするかを決め、マニュアルやルールを決めます。
数はシステムがリアルタイムに在庫数を把握して数えてくれますが、その方法を決めどう管理するかは自分達です。
正しく数え発注してくれるシステムを有効に活用するためにも、管理の仕方のルールは必要です。
システムは間違いが起きにくいものでも、そもそものルールを皆が少しずつ違うように理解してしまうと、基準が異なるため在庫管理が上手にできません。
特に全国など複数拠点がある場合は、どこでも同じ使い方ができるようにルール作りを徹底しましょう。
適切な在庫管理で利益アップを図ろう！
適切な在庫管理を行うためにも、自分達の会社に合う在庫管理システムを利用しましょう。
ツールを探してみるといくつもあるため、どれを選んで良いのか迷ってしまうかもしれません。
製品や部品を把握しやすく、ほかの管理業務とも連携でき、効率良く使用できるものが良いでしょう。
会社の業種や進め方などと在庫管理システムには相性もありますので、見極めも大切です。
上手に連携ができるようになれば、お互いのシステムツールでデータを反映し合うことができます。
うっかり別のシステムは情報を修正してなかったという事態にもならず、使いやすさを実感できるでしょう。
適切な在庫管理が簡単にできるようになると、必然と利益アップにもつながります。
多少システムの導入で費用が気になっている方もいるかもしれませんが、自分達で時間をかけて行うよりもミスも少ないですしメリットは多々あります。
利益アップを実現するためにも、ぜひ取り入れてみましょう。
まとめ
在庫管理は仕入れすぎても過剰在庫になってしまいますし、少なくし過ぎても在庫がなく売れる時に売れない状態となってしまい難しいものです。
さまざまな要素が絡んでしまい、先まで予測をして管理しなければいけないため大変ですが、在庫管理システムを活用できれば解決できます。
いくつもシステムはありますが、まずは小さく始めてみてどのシステムが自社に最適かを検討し、合ったものを使って効率化させていきましょう。
